ファイルの種類
オフィスでデスクが汚い、という方のほとんどが書類の整理がされていない為、積み上げ型でどんどん書類が増えていき、見た目にも汚い上、どこに何の書類があるのかわからない、といった状態で非常に非効率かつ危険です。当然いらない書類は廃棄するのは前提ですが、必要な書類をうまく整理していく為によく使われるファイル類をご紹介しましょう。それぞれ特徴が異なりますので、その特徴に合った書類を整理するのに使うようにしてください。
パイプファイルは厚型で頑丈な作りになっていますので、大量の書類をファイルするのに用います。紛失も少なく安全性には優れていますが、頻繁に取り出したり差し替えたりする場合は向いていません。また見開きで見ることができないという弱点もあり、両面印刷の書類の保管にも向いていないと言えます。
リングファイルは見開きで見ることができるので、両面印刷の書類の保管に向いています。さらに取り出したり差し替えたりする作業も行いやすい為、そういった書類やパンフレットのようなものの保管にも便利です。リングの大きさや形も様々なので、書類に合ったものを選ぶことができます。しかし、容易く取り出しや差し替えが行えるということは安全性の面では低いと言えますし、書類の穴を開けた部分が痛んで破れやすい為、耐久性においても低いと言えます。
レバーファイルは穴を開けることなく書類を保管できる為、とても気軽に扱えます。抜き差しも簡単ですので、保存という観点よりも、進行中の書類の一時的な保管に適しています。しかし、レバーでのみ挟んでいる状態ですので、書類の量が多くなってくると挟むのに限界がでてきますし、中身がずれ落ちてしまうことも考えられますので注意が必要です。
フラットファイルは、紙製で安価という使用しやすいものになります。穴を開けて綴じるタイプなので利用価値は高く、特に案件ごとに書類の量が多い場合は便利です。しかし、差し替えがしづらいので、機能性は低く、紙製で傷みやすいので耐久性としても低くなります。
クリアファイルは、透明なポケットがいくつも綴じられていて、それぞれに書類を保管できます。透明なフィルムに書類を仕舞い込む為、汚れたり折れ曲がったりする心配がなく、穴を開ける必要もないので、大切な書類を保存するのに適しています。また、抜いたり差し替えたりするのも簡単で、見開きで見ることもできるので大変重宝できる一品です。ポケットの数に限りはあるものの、リング式になっていてポケットの数が増やせるタイプもある為、うまく利用すると良いでしょう。
クリアホルダーもまた書類を傷めることがなく、書類を鞄に入れて持ち運ぶ時に便利です。封筒代わりに書類を入れて顧客に渡すことも多々あり、オフィスに大量に用意してあることがほとんどですので、うまく利用して自分なりの整理整頓に役立ててください。
