スケジュール帳の整理
仕事のスケジュールを管理することは働く人間にとって何より重要となりますが、それを管理するスケジュール帳の管理はきちんとできていますか。必要事項はちゃんと記入しているよ！という方でも、予定が増えれば増えるほどスケジュール帳は真っ黒になっていき、どこに何が書いてあるのか、いつまでに何をすべきなのかなどわからなくなってしまうことは記入の仕方によってでてきてしまうことです。そこで、効果的なスケジュール帳管理をご紹介します。大切な予定を身落とす前に是非試してみてください。
キーワードはやはり見やすさです。仕事において重要なのはメモすることよりも、後になって確認する際にいかに理解しやすいか、ということです。そこで、記入の仕方に工夫をしてみましょう。スケジュール帳というのは記入範囲に限度がありますから、そこにゴチャゴチャと記入するほど見づらいことはありません。そこでまず、略語や記号をうまく使ってわかりやすく、スッキリしている状態をつくりましょう。具体的に言えば、会議「★」や電話「Ｔ」、Ｏ社訪問「Ｏ←」、Ａさん来社「Ａ→」などです。他にも自分でわかりやすい記号をつくって自分なりのスッキリしたスケジュール帳にします。
次に重要な予定は赤ペンで記入します。絶対に忘れてはいけないようなことはとにかく目立たせるが勝ちです。ですので、あまりに多くの色ペンを使いすぎると何が大切でどこに注目すべきかわからなくなるので、注意が必要です。そして記入する際、優先順位順に書き込んでいきましょう。上から順に仕事をこなしていけばいいのだとわかっていれば、処理スピードが上がり、短時間で仕事をこなせるようになります。また、終わった仕事は決まった色のマーカーで引くなどしてわかりやすくしておけば、なおすべき仕事が明確になります。その他にも、キャンセルとなった予定は消さずに一本線を引くなどでわかるようにすることも大切です。後々のトラブルの回避につながります。
手帳の種類ですが、右側にメモ欄のある見開きの週間タイプが良いでしょう。月間ですと記入欄があまりに小さく余計にわかりづらくなる可能性があります。右側にメモ欄があれば突然のアイディアや緊急時のメモをスムーズに行え、それをいつ頃記入したかも一目でわかりとても機能的なスケジュール帳と言えるでしょう。
効果的な使い方ができるようになったら、毎朝スケジュール帳を開き一日の予定を確認する習慣をつけましょう。どんな服装にすべきか、何を持っていけばいいのかが分かるだけでなく、予定を頭にいれることで、朝からすべきことが自然と整理され、一日の動きがスムーズに行える準備ができるのです。
