名刺の整理
毎日多くの人に出会う仕事において、名刺の管理ほど大変で面倒なものはないかと思います。名刺入れはすぐにいっぱいになるし、誰かの名刺を探すときは、常に上から順に名前を探さなくてはいけない。そんな方法は効率が悪いですよね。しかも名刺はなくしては大変です。もう一度ください、など絶対に言えるはずもありません。そこで、今は卓上型のカードホルダーや名刺ファイル、回転式の名刺ホルダーなど様々なタイプの名刺管理グッズがあります。自分なりに使いやすいものを選んで使うのが一般的で、それが一番効率もいいかと思いますが、営業などとにかく多くの人に会い、名刺を常にたくさん保管しなければならないような職種の方は、全ての種類のグッズを使うことをお勧めします。
使い方としては、まずもらった名刺は全て卓上型のカードホルダーに保管します。卓上型のカードホルダーは社名順などに分けて保管できますし、すぐに取り出せて保管しやすいですよね。その後何日かおきに整理をしていきます。頻度の低い名刺を取り出し、捨てるものと残すものに分別します。残すものは名刺ファイルに保管してください。さらに、卓上型のカードホルダーの残った頻度の高い名刺も、より高いものと普通に高いもので分別します。より高い分類に入った名刺は机の上の回転式名刺ホルダーで保管してください。すると一番必要な名刺のみが目の前で保管され、必要な時に即取り出せる状態になるのです。
最近では名刺をスキャンし、データで保管する方法も日常化しており、そうすれば名刺でデスク周りがゴチャゴチャすることもないですし、とても便利ですので、多くの名刺を管理する方にはベストかもしれません。しかし、その際はデータの保管場所の管理とバックアップはしっかりととっておくことが重要になります。
