メモの整理
仕事において必要事項をメモするというのは必須ですよね。各書類の中にメモしたり、いろいろなノートにメモしたり、手帳にメモしたり、方法は様々です。しかし、さぁ必要になった、という時にどこにメモしたかわからなくなってはメモの意味がなくなってしまいますし、それを探すのに無駄な時間を費やさなくてはなりません。そこで、メモは1冊のノートに限定してしまうことです。必要事項・情報は全てそのノートにメモするのです。メモするときは必ず日付と簡単な題名を付けることも大切なことです。それを一番後ろのページに順にメモしていけば簡易インデックスになり、一番後ろを見ればどこに何が書いてあるかすぐにわかるようになるわけです。
本になぜ目次があるのか、疑問に思う人はあまりいないはずです。そう、疑問に思わないのは必要だと感じるからです。昔レポートを書く際に多くの本から情報を集める必要があった時、目次の存在は必要不可欠だったはずです。必要な情報がこの本に載っているのか、載っているのであればどこに載っているのか、それが効率良くレポートを書く為に必須であったならば、効率良く仕事をこなす為には情報を書いたノートに簡易でもインデックスをつけることは必須のはずです。
また、ノートが書き終わってしまって２冊３冊と増えてしまった際は、それを繋ぎ合せて（背表紙をテープで留めたり表紙同士を糊づけしたりなど）１冊のノートにすることです。持ち歩くのに重いのであれば、増えた分は１冊にまとめてデスクに仕舞い、今使っているもののみ持ち歩くことです。その際は必ずメモノートの仕舞う場所を決めておくことが大切です。重要な情報源をなくしてしまったらどうにもなりませんからね。
また書類を管理する際は、封筒を活用するととても便利です。穴をあけたくない書類ですとか、ファイルにするには書類が少なすぎる時など封筒に保管し、表に何が入っているか記入すると場所もとらないですし、すぐに取り出せて非常に便利です。ラベルを活用するとより整理され、効果的です。私も以前顧客が増えるごとに１社ずつ名前を記入した封筒に書類を入れて管理し、書類がかなり増えてきたら整理からファイルへ移したものです。ファイルへ移るということはその顧客との取引が増えたということなので、大変喜ばしいことで、自分のステップアップのように感じるものです。そういった顧客情報を（取引などを含め）しっかりと管理できていることは、仕事の効率を高めることに結びついているのです。
